Umowy, kontrahenci i publikacje dla JSFP

CRU JSFP MF jest centralnym systemem publikacji informacji o umowach. Nasz system wspiera jednostkę wcześniej — na etapie przygotowania danych, obiegu umowy, kontroli jakości, importu, kwalifikacji, akceptacji, audytu, integracji i zarządzania odpowiedzialnością. Dzięki temu publikacja do CRU JSFP nie jest ręcznym, jednorazowym działaniem, tylko częścią uporządkowanego procesu wewnętrznego.

Arkusz pomaga zebrać dane, ale nie zapewnia workflow, ról, historii zmian, kontroli jakości, deduplikacji kontrahentów, audytu, retencji, powiadomień ani bezpiecznej integracji z CRU JSFP. System porządkuje cały proces — od rejestracji umowy do publikacji i późniejszych zmian.

System nie jest wyłącznie rejestrem. W systemie działa uporządkowany proces przygotowania i publikacji danych do CRU JSFP, w którym dana umowa przechodzi przez statusy: Do kwalifikacji, Oczekuje na publikację, Opublikowana albo Błąd publikacji. Proces obejmuje również ponowną publikację po zmianie danych, co porządkuje odpowiedzialność oraz kontrolę nad publikacją i wspiera pracę zgodnie z wymaganiami CRU JSFP.

Tak. System wspiera model rozproszonej obsługi umów, szczególnie przydatny w dużych jednostkach organizacyjnych, takich jak uczelnie, urzędy, instytucje kultury czy jednostki posiadające wiele komórek wewnętrznych. Poszczególne komórki organizacyjne lub uprawnieni użytkownicy mogą samodzielnie rejestrować umowy, kwalifikować je pod kątem obowiązku publikacji w CRU JSFP oraz przygotowywać dane do przekazania. Dostęp do funkcji systemu jest kontrolowany przez role i uprawnienia, dzięki czemu każda osoba pracuje wyłącznie w zakresie nadanych jej kompetencji.

Pozwala to zachować autonomię jednostek wewnętrznych, a jednocześnie ułatwia centralny nadzór, spójność danych oraz wspiera zgodność procesu z zasadami obowiązującymi w organizacji.

System wspiera organizację w ograniczaniu ryzyka błędnej publikacji już na etapie rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji umowy. Użytkownik może oznaczyć, że dana umowa podlega wyłączeniu z publikacji, np. ze względu na przesłanki ustawowe, charakter umowy, obszar bezpieczeństwa, obronności, ochrony danych albo szczególny status kontrahenta.

System porządkuje też sam proces kwalifikacji, umożliwiając zapisanie istotnych informacji organizacyjnych i formalnych. Pełni funkcję wspomagającą — nie zastępuje decyzji użytkownika, a każda decyzja może zostać zapisana w historii operacji, co wzmacnia przejrzystość i rozliczalność procesu.

To dwa niezależne poziomy procesu. Status umowy opisuje lokalny etap obiegu dokumentu, np. rejestrację, akceptację lub zmianę umowy, natomiast Status CRU JSFP opisuje etap kwalifikacji i publikacji do rejestru centralnego. W praktyce operator analizuje oba statusy równolegle wraz ze statusem wpisu w kolejce publikacji.

Tak. System ma proces obsługi zmian umowy, wybór typu zmiany, dedykowany formularz zmiany oraz zatwierdzanie zmiany. Oznacza to, że wspiera nie tylko pierwotną rejestrację umowy, ale również dalszy cykl życia dokumentu wraz ze zmianami i ich akceptacją.

Tak. System obsługuje wiele załączników przypisanych do jednej umowy, wraz z opisem dla każdego pliku. Użytkownik może dodać załącznik, zaktualizować jego opis, wymienić plik albo wykonać logiczne usunięcie bez utraty śladu operacyjnego. Dla plików PDF dostępny jest podgląd w aplikacji, a pozostałe obsługiwane formaty można pobrać.

Import jest wieloetapowy. Najpierw dane trafiają do paczki roboczej, gdzie system sprawdza kompletność wymaganych kolumn i waliduje rekordy. Następnie można zmapować słowniki, rozwiązać dopasowanie kontrahentów i wybrać tylko poprawne wiersze do finalizacji. Aplikacja obsługuje tryb dodawania nowych pozycji oraz aktualizacji istniejących danych.

System potrafi proponować dopasowania po NIP, REGON i nazwie, oznacza poziom pewności dopasowania, a gdy kontrahenta nie ma jeszcze w bazie, pozwala utworzyć go w trakcie procesu importu. To ogranicza duplikaty i pomaga uporządkować kartotekę już na etapie zasilania systemu.

Kartoteka kontrahenta jest rozbudowana. Obejmuje adresy, kontakty, reprezentantów, powiązania z innymi kontrahentami, status rekordu, historię zmian i pola dynamiczne. Dostępne jest również wersjonowanie danych kontrahenta, dzięki czemu można odtworzyć, kto i kiedy zmieniał informacje oraz z jakiego powodu wykonano aktualizację.

System udostępnia mechanizmy integracji i weryfikacji danych, które wspierają poprawność, kompletność oraz spójność informacji wprowadzanych do rejestru umów. W pierwszej kolejności wspiera integrację z CRU JSFP w zakresie przygotowania i obsługi procesu publikacji danych o umowach.

W obszarze danych kontrahentów i rozliczeń system wspiera integracje z rejestrami publicznymi, w tym REGON, CEIDG, Wykazem podatników VAT / Białą listą VAT oraz NBP. Dodatkowo obsługuje MS Active Directory w zakresie zarządzania użytkownikami i dostępem oraz pocztę elektroniczną dla powiadomień systemowych.

Dzięki tym integracjom system ogranicza ręczne wprowadzanie danych, zmniejsza ryzyko błędów i wspiera jednolity sposób rejestracji, weryfikacji oraz publikacji informacji o umowach.

Tak. System udostępnia dwa odrębne mechanizmy konfiguracji. Pierwszy to pola dynamiczne dla umów i kontrahentów, z możliwością przypisania ich do sekcji formularza, oznaczenia jako wymagane i powiązania ze słownikami. Drugi to polityki widoczności interfejsu, które pozwalają osobno sterować tym, czy dane pole ma być widoczne i czy ma być edytowalne.

Tak. W warstwie administracyjnej dostępne są funkcje do konfiguracji danych organizacji, wersjonowania profilu jednostki, schematu numeracji umów, identyfikacji wizualnej systemu, ustawień poczty elektronicznej oraz powiadomień e-mail. Dzięki temu jednostka może dopasować sposób pracy systemu do własnej organizacji bez ingerencji w główną logikę aplikacji.

System opiera się na rolach i uprawnieniach, a dostęp do funkcji jest kontrolowany per obszar/moduł wraz z pełnym audytem operacji realizowanych w systemie. Posiada też mechanizmy anonimizacji danych wrażliwych oraz wspiera dwuskładnikowe uwierzytelnianie, zaufane urządzenia i możliwość ich unieważnienia. Ważne ustawienia i operacje są logowane, co wzmacnia rozliczalność pracy.

System wspiera ochronę danych osobowych poprzez szyfrowanie transmisji HTTPS, role i uprawnienia, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, rejestr zdarzeń systemowych, historię zmian danych umów i kontrahentów, retencję oraz anonimizację danych. Dodatkowo posiada mechanizmy wspierające identyfikację potencjalnych danych osobowych wpisywanych w polach opisowych, np. w polu „Przedmiot umowy”.

System może zostać uruchomiony w infrastrukturze jednostki, z ograniczonym dostępem administracyjnym i kontrolowanym mechanizmem aktualizacji. W przypadku naszego dostępu do danych zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych.

System jest projektowany z uwzględnieniem wymagań WCAG 2.2 w warstwie interfejsu. Proces budowy systemu obejmuje projektowanie i implementację ekranów, formularzy, komunikatów, nawigacji klawiaturą, kontrastu i opisów elementów w sposób wspierający dostępność cyfrową.

Tak. Możemy skonfigurować system w Państwa środowisku w ciągu jednego dnia, przeprowadzić krótkie szkolenie wstępne i udostępnić go na 14 dni w pełnej funkcjonalności. Dzięki temu mogą Państwo sprawdzić sposób działania systemu, ocenić jego dopasowanie do procesu w jednostce i zweryfikować praktyczne wykorzystanie przed zakupem. Wystarczy umówić prezentację. W jej trakcie ustalimy zakres i termin.